следующая схема вы уж простите за корявость
ip сеть расположена в нескольких зданиях приходит 4 городские телефонные линии.
Задача раздать телефоны по ip сети + внутренние звонки + факс



1. Что поставить под №1
2. Возможно ли использование софтовых телефов или покупать VoiP телефоны ?

Это "что поставить №1" называется АТС .
Если требования не очень большие, то можно поставить 6004 для ввода города, и звонить peer-to-peer
В противном случае нужно поставить комп с Астериском в качестве программной АТС.
Софтовые телефоны польностью заменяют железные Voip телефоны, просто ими пользоваться не везде удобно.
Для факса нужна железка с FXS портом. 2001 - не подходит, но говорят вот-вот появится какая-то новая.